Enfrentamento à covid-19 na Cidade Administrativa gera economia e melhorias permanentes

Em meio às ações do Governo de Minas para garantir a segurança dos servidores durante a pandemia de covid-19, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag-MG) , por meio da Coordenadoria Especial da Cidade Administrativa (Cecad), promoveu adaptações e melhorias na sede do Executivo mineiro.

Antes da pandemia, a média de circulação diária na Cidade Administrativa era de 17 mil pessoas. Por isto, explica a coordenadora da Cecad, Marilene Bretas, foi necessário planejar estrategicamente e agir de forma rápida para proteger os servidores e, ao mesmo tempo, garantir a continuidade da prestação dos serviços públicos.

Além da adoção do teletrabalho, foram definidos pela Seplag-MG, em parceria com a Secretaria de Estado de Saúde (SES-MG) , protocolos e medidas para mitigar os riscos dos servidores que continuaram realizando trabalho presencial e daqueles que foram retornando gradualmente a partir da flexibilização.

Algumas das medidas implementadas são o aumento da frequência da higienização dos espaços, distanciamento obrigatório, aferição de temperatura, disponibilização de álcool em gel, reorganização das mesas e cadeiras nos restaurantes, redução do limite de pessoas no elevador, entre outras, como uma intensa campanha de conscientização e comunicação.

“Foi preciso nos adaptar com agilidade e eficiência frente a um cenário de incertezas e de indefinições. Além das ações práticas, como a definição de protocolos a partir das orientações das autoridades de saúde, a aquisição de dispensers de álcool em gel e a aplicação de um questionário de autoavaliação para acesso aos prédios, tivemos uma intensa atuação na conscientização de todos os frequentadores da Cidade Administrativa sobre a importância do cumprimento das normas vigentes”, destaca Marilene Bretas.

Melhorias permanentes

Para atender à nova realidade do regime híbrido de teletrabalho, a Cecad também providenciou melhorias na Cidade Administrativa que permanecerão mesmo após a pandemia.

Entre as soluções encontradas para apoio ao teletrabalho estão a instalação da VPN em computadores, que permite acesso remoto à rede da CA, virtualização dos ramais, disponibilização de equipamento e a permissão do acesso externo ao Portal CA.

Além disso, a aquisição do Microsoft 365, que reúne ferramentas diversas para a realização do trabalho, como videoconferências, chat com os colegas de trabalho, pastas compartilhadas de armazenamento de arquivos, dentre outras, também ajudou a manter os servidores conectados e em contato constante com as respectivas equipes.

A Cecad também disponibilizou salas para videoconferências, sendo cinco no Prédio Minas, e sete no Gerais. Para 2023, a previsão é que dois andares em cada prédio sejam exclusivamente dedicados a salas de videoconferências.

Economia para além da pandemia

Um estudo interno da Cecad estima que houve uma economia de 14% após a implementação do regime de teletrabalho. Isso se deve à redução da demanda pelos serviços de fornecimento de água, energia elétrica e impressão.

Mas, segundo a coordenadora da Cecad, não foram só as ações voltadas para a pandemia que geraram economia de dinheiro público nos últimos quatro anos. Diversas ações implementadas possibilitaram a redução das despesas.

A integração das portas de saída de emergência ao Sistema de Alarme de Incêndio, por exemplo, trouxe uma economia de R$ 625 mil por ano, além de mais segurança para acesso aos prédios. Já a nova contratação do transporte fretado para uso dos servidores na Cidade Administrativa gerou uma economia de R$ 2 milhões.

“A perspectiva para os próximos anos é continuar buscando as melhores soluções para facilitar a vida e o trabalho dos servidores e, também, melhorias na infraestrutura e serviços na Cidade Administrativa”, conclui a coordenadora.